ERP系统客户发票怎么开？从草稿到收款的全流程教程
做外贸或批发生意，最怕「货发了、钱没回」。很多刚上 ERP 系统的财务同学，开一张客户发票都要翻半天菜单。其实 ERP 系统的发票到收款是一条很顺的链路：建发票 → 确认 → 发客户 → 收款对账 → 催款。本文用最直白的操作步骤，带你看完「从草稿到钱进账」的整条路。
一、先搞懂：发票什么时候该开
在多数国家，发票是在「合同义务履行」时开的。简单说，货一装车发给客户，你就满足了合同条款，这时就可以开票了。所以在 ERP 系统里，仓库同事在发货环节就能生成一张草稿发票——它还没生效，不产生任何会计分录，你可以放心先建着。
二、创建客户发票的两种方式
ERP 系统支持从销售订单、采购订单等单据自动生成草稿发票；如果你就想单独开一张，也可以直接新建。一张完整的客户发票由三部分组成：
- 头部：客户信息（名称、发票地址、送货地址）
- 主体：发票明细行（产品、数量、单价、税额）
- 底部：税额汇总与价税合计
举个例子：客户 Agrolait 买 1 台 iMac，单价 100，税率 15%。确认后系统会自动生成分录：借 应收账款 115、贷 销项税 15、贷 销售收入 100。
三、草稿 → 打开：点一下确认
发票填好别急着发，先点确认。这一下会把发票从「草稿」状态切到「打开」状态，并自动分配一个唯一的发票编号（编号规则可改）。同时，对应的会计分录也自动生成了——想核对，点「其他信息」页签里的日记账分录字段即可。
四、一键发给客户
确认完，直接用邮件把 PDF 发票发送给客户。客户收到的就是带你公司抬头和发票号的正式单据，不用再手动导出 Word 排版。
五、收款与对账：钱到底进没进
ERP 系统里，发票「算付清」的标志是：这笔发票对应的会计分录，已经和收款分录对账成功。如果你还没录收款，发票会一直停在打开状态。
录收款有两种常见做法：
- 手动录入银行对账单：在会计看板新建对账单，填入金额（比如客户打了 100），保存后进入对账界面。
- 批量对账：对账界面可以逐笔核，也可以按底部指引做批量对账。
对账完成后，发票上会提示「该客户有未结付款，可对其对账」，应用付款即可把这笔钱挂到发票上。
六、客户拖款？用催款跟进
现在客户越来越爱晚付款，催收得讲策略。ERP 系统的催款跟进功能让你按逾期天数设不同动作等级：逾期越久，触发的提醒越重。同一客户有多张逾期发票时，系统会执行「最逾期那张」对应的动作。在客户档案的「逾期付款」里能看到催款信和所有逾期发票。
配合应收账款账龄表，你能一眼看出谁拖得最久，优先催收。
七、最后看经营结果
钱收回来后，利润在损益表体现收入与费用，净资产变化在资产负债表体现。比如你用永续盘存法管库存，货一发走，「流动资产」就会相应减少。
小结
ERP 系统客户发票的核心就五步——建草稿、确认、发送、收款对账、催款。把这条链路跑顺，财务月底关账会轻松很多。想了解更多 ERP 系统财务实操，可浏览本站其他教程。